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什么是档案数字化
档案信息一般用纸质文档存储在档案室里面，查找检索起来非常费时，存储档案空间又大，县档案室设计，维护起来也不方便。备份档案需要大量的人力物力，人工处理更不可靠。 档案信息数字化就是把纸质文档通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机存储档案信息。
数字化的好处是：检索快捷方便、容易实时同步备份、存储空间小，维护方便、安全。
档案信息管理——档案整理工作的基本原则
档案的整理必须保持文件之间的历史联系。
文件之间的历史联系主要体现为文件在其来源、形成时间、内容和形式等方面密不可分的关联。经过整理，将有历史联系的档案组合在一起，能充分体现出档案形成时的历史背景和形成规律，多方面反映各种活动的本来面貌，从而发挥档案应有的作用。
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智慧档案室与数字档案室的根本区别
在于前者具有档案信息感知与协同处置的功能。智慧档案室综合运用先进的物联网技术、云计算技术和自动控制技术，学校档案室设计，构建一个感知并根据预设方案和案例经验等自动处置档案内容信息、载体信息和管理信息的档案综合管理和控制体系，以提案管理与档案室运行的效率和服务水平。但是仅仅使用物联网、云计算等新技术的档案馆并不是真正的智慧档案室。真正的智慧档案室应该是充分运用各类技术手段，档案室设计，对档案资源管理与开发、档案室运行等各类信息进行感知、挖掘，经综合分析和提炼萃取形成智慧信息，并将其应用于决策、管理和服务。从某种意义上讲，智慧档案室的“智”可以概括为智能的感知与告知信息，大学档案室设计，“慧”可以概括为聪明的应对与处置信息。
与目前的数字档案室相比，智慧档案室的服务范围将因使用移动服务技术而更为广泛。采用有线宽带技术和无线宽带技术，使智慧档案室成为宽带档案馆和无线档案室，在档案室内将实现档案信息感知与服务的泛在化;并通过三网融合的互联网、第三代移动通信(3G)网络等服务平台，实现城乡档案信息利用服务的全覆盖。
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