在混合会议中，远程和现场参会者并存，正确的技术和思维方式对于会议的成功至关重要。Karin M Reed和Joseph R Allen博士合著的《突如其来的混合模式：现代会议管理》一书探讨了当前工作场所协作的现状。通过与作者的对话和我们自己的研究报告《用数字化解决现代工作场所问题》（http://www.crestron.com/Inbound/Modern-Work-Research-Report），我们总结了一些成功举办混合会议的技巧：
理解“会议公平”的概念
快思聪一直在通过诸如Sightline Experience等解决方案开发会议公平的技术框架，理解这一概念及其所依赖的行为模式。快思聪指出：“公平涉及根据接受者的需求分配资源。”Reed建议，在讨论开始时，让远程参会者先发言；这是一个很好的提醒，表明远程参会者也能参与其中，他们的意见同样宝贵。“在混合会议中可能出现的最大隐患是，由于距离的偏差，建立了一个两级系统，即在办公室的人有更多机会获得信息和机会。”她说：“在混合会议中，你要确保你使用的所有协作工具都是相互连接的。例如，使用虚拟白板，而不是只能在会议室内书写的实体白板。”
提供合适的技术
“我曾在会议室里主持过一次会议，但唯一可用的技术就是放在桌上的一台笔记本电脑。”Reed讲述道：“没有显示器可以让会议室内的与会者看到在线与会者，反之亦然，他们根本无法进行互动。在混合会议中，每个人都需要被所有与会者看到和听到。这意味着室内与会者和远程与会者都能获得高质量的音频和视频。室内与会者通常能清楚地看到远程与会者的脸，但有时虚拟与会者很难看到室内与会者的脸。通过智能视频解决方案，用单独拍摄围桌而坐的人员的画面来补充会议室的全景，这样远程参会者就能更好地解读那些可能被会议室简单的‘保龄球道视角’所隐藏的非语言信息。智能视频解决方案可以自动实现这一点，其产品套件包括办公地点的多个显示器，这也改善了现场与会者的会议体验。当不同的人发言时，每一位与会者都在其他与会者的视线范围内，这实际上使混合会议的体验比现场活动更好。”
制定有效的培训计划
混合协作的最佳技术解决方案是那些需要最少培训的解决方案。不过，Allen认为，这不仅仅是按下正确的按钮那么简单。“学习组织心理学和管理学的学生都会学习一整套培训课程。”他说：“任何好的培训都可能遵循这些课程提供的指导，这对于良好的混合会议培训协议也同样适用。”
明确相关人员的责任
Reed表示：“会议的成功由会议主持者和参会者共同决定。”在混合场景下，迟到、多任务处理和打乱议程的负面影响可能会被放大。“将视频使用规则、轮流发言程序以及以可访问的方式分享会议纪要和行动事项等规则编成法典，可以让每个人都负起责任，”Reed补充说。“有时，在会议室内主持会议；有时，作为虚拟参会者主持会议。这向你的团队传递了一个强烈的信号：参加会议的方式并不重要。无论身在何处，每个人的贡献都同样重要。在所有人，特别是会议室内的参会者离开之前，不要点击‘结束会议’；虚拟参会者能看到每个人离开，并知道他们在正式会议结束后没有被排除在对话之外。”
定位于“高价值”会议
现在，小型空间也可以举办通常只在大会议室进行的大型演讲。每个空间都需要有适当的连接和演示技术，从行为方面来看，每次会议都必须具有相同程度的参与度和尊重。“首先，要认可远程参会者，”Reed说。这让他们感觉自己也是团队的一员。“让大家参与讨论。有时，对话可能会变得断断续续或不自然，因为很难知道什么时候该你发言，”她继续说道。“出于好意点名提问，就是直接点名让参会者分享他们的想法。”不过，与会者应该有机会放弃发言的机会。轮流发言政策、建立举手或利用平台聊天功能等信号，都可以提高参与度。通过智能视频解决方案，让每个人——无论是亲身参与还是远程参与——都能清晰地感知非语言暗示的技术是非常有用的。使用“五个W”
制定适当的基本规则
“五个W”构成了一份清单，以确保会议高效且确有必要
• 谁（Who）：参会者过多会使会议难以控制。
• 什么（What）：每次会议都应事先共享议程。
• 哪里（Where）：随着话题变得更加复杂，组织者应选择更多的现场协作。
• 何时（When）：会议主持人应始终考虑到所有参会者的时区问题。
• 为什么（Why）：Reed认为：“不明确表述会议的期望成果，就如同在没有目的地的情况下出发一样。”
使用清单来遵循上述方法
Reed表示：“成功的混合会议需要合适的硬件、软件和技能。” “制定远程优先的政策，”Allen补充说：“例如：创建一种会议室内盟友文化，即在会议室内倡导大家听取远程同事意见，促进本地和远程参与者之间的平等和协作，减少因物理距离而产生的隔阂，这需要所有相关人员彻底转变观念，以更好地适应和融入这种新的会议模式。”